Instrução normativa amplia prazo para entrega de tabelas de temporalidade de documentos

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SEI Bahia

Prorrogado para o próximo dia 8 de julho o prazo para que as unidades do Poder Executivo Estadual apresentem à Coordenação do projeto SEI Bahia as Tabelas de Temporalidade de Documentos referentes aos seus tipos de processos próprios implantados no sistema informatizado. A determinação consta da Instrução Normativa nº 11/2019, publicada na quinta-feira (06.06) no Diário Oficial do Estado pela Secretaria de Administração do Estado (Saeb).

As Tabelas de Temporalidade são documentos que informam o prazo de permanência em arquivo de cada um dos diferentes tipos de documento que compõem um processo, assim como sua destinação final. A tarefa de elaborar estas tabelas ficou a cargo das Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivos, grupos multidisciplinares criados nos órgãos e/ou entidades especialmente para esta atividade.

O trabalho conta ainda com o envolvimento do Arquivo Público da Bahia, que presta consultoria aos órgãos na elaboração das tabelas. “Ao final do processo, é gerado um código de classificação que é inserido no SEI Bahia, para que as informações sobre o período de guarda de cada documento sejam incorporadas ao sistema automaticamente”, explica o coordenador do SEI Bahia, Márcio Souza.

Atualmente, já estão implantados no SEI Bahia 299 tipos de processos administrativos próprios, aqueles específicos de determinados órgão, e 270 sistêmicos, como são chamados os tipos de processos adotados por todo Estado. No primeiro caso, os procedimentos para implantação ficam sob responsabilidade direta dos administradores locais do SEI Bahia em cada unidade, sob a orientação da equipe do projeto, na Saeb. Já a implantação dos processos sistêmicos fica a cargo da Assessoria de Planejamento e Gestão da Saeb juntamente com a coordenação do SEI Bahia.

O SEI Bahia é o sistema informatizado de gestão de processos e documentos administrativos digitais do Poder Executivo Estadual. Além da redução de custos e dos ganhos ambientais proporcionados pela redução do consumo de papel, o software – que

foi cedido gratuitamente pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) - visa garantir mais agilidade e transparência à tramitação de processos.